國際民航組織會議分為大會或外交會議、專題會議或地區航行會議、專家組或委員會會議、研討會或研討班等4類。
　　有些研討會或研討班可能限制免費參會人數，不提供同聲傳譯服務。
　　一、會議通知
　　國際民航組織舉行會議，通常提前6個月以國家級信函方式邀請各國派代表出席。
　　參會人員可按國家級信函要求的時限答覆國際民航組織，或通過常駐國際民航組織理事會代表處向國際民航組織報名。
　　二、簽證函
　　參會人員可聯繫常駐國際民航組織代表處或國際民航組織秘書處辦理簽證函。該簽證函將傳真至加拿大駐華大使館，並抄送參會人員。
　　三、會議註冊
　　出席國際民航組織會議，可提前線上辦理會議註冊，並通過電子郵件提交本人數字證件照。也可在國際民航組織總部現場排隊填寫表格，採集數位照片，制做會議證件。
　　四、全權證書
　　出席國際民航組織大會或外交會議，要通過外交部辦理全權證書或授權證書。
　　五、會議文件
　　國際民航組織會議為無紙化會議。可在國際民航組織網站會議專欄查詢、下載有關會議的中文版或英文版會議文件。專家組成員可向國際民航組織申請賬戶名和密碼，訪問國際民航組織內網，查詢專家組會議文件。
　　六、發言
　　國際民航組織大多數會議提供中文、英文、法文、俄文、西班牙文、阿拉伯文同傳。參會人員可選擇使用中文或英文發言，表達自己觀點。
　　用中文發言時，注意放慢語速。中文同傳將發言內容翻譯成英文後，其他4種語言才會根據英文再做相應語種口譯，存在滯後時間。
　　如有書面發言稿，可提前交給中文同傳參考，確保發言效果。
　　七、航班和機場
　　目前我國尚未開通直達蒙特利爾的不經停航班，參會人員預訂聯程航班，可在溫哥華或多倫多轉機。北京至溫哥華飛行時間約11小時，溫哥華至蒙特利爾飛行時間約為5小時；北京至多倫多飛行時間約13小時，多倫多至蒙特利爾飛行時間約1小時。
　　注意：加拿大國內航班經濟艙不提供免費餐食。
　　在溫哥華或多倫多入境時需提取行李通關。返程直接回國，轉機時不需提行李。
　　從蒙特利爾特魯多機場至國際民航組織，計程車費用為40加元，可另給5元小費。
　　八、住宿
　　國際民航組織與蒙特利爾當地酒店有協議價格，分淡季價格和旺季價格。該價格均為稅前價格。
　　距國際民航組織總部較近的酒店有Bonaventure Hilton和la Square Phillips Hotel & Suites。後者帶廚房。酒店房間不備拖鞋。
　　參會人員可線上預訂酒店，需提供信用卡資訊，並選擇國際民航組織優惠價格。
　　詳見國際民航組織網站：http://www.icao.int/Meetings/Pages/List-Of-Hotels.aspx
　　九、入境
　　入境加拿大須填寫海關申報卡的A、B兩部份。超過1萬加元價值的現金、旅行支票、銀行匯票或股票等有價證券必須申報。不許攜帶武器、煙花鞭炮、毒品、文物、珍稀動植物製品、肉、蔬菜、水果、雞蛋及奶製品等入境。19歲以上的旅客每人可帶1.5升酒（或1.14升白酒）、200支香煙（或50支雪茄）入境，超量將徵收關稅。
　　十、會議室
　　1、國際民航組織總部會議廳分佈
　　會議中心1層：A、B、C、D、E 和3號會議室
　　會議中心3層：5、6、7A和7B號會議室
　　會議中心4層：1號和2號會議室
　　2、無線網路：國際民航組織會議中心的所有會議室均提供免費無線網路服務。
　　3、免稅商店：參會人員可憑會議證件在國際民航組織會議中心一層免稅商店購買煙酒、香水等，開放時間為星期二12：30—14：00，星期四12：30-14：00和17：00—18：30。
　　4、國際民航組織餐廳：位於辦公樓5層。
　　5、吸煙區：除國際民航組織餐廳的指定吸煙區外，總部大樓內禁止吸煙。
　　6、飲料：國際民航組織會議室禁止攜帶飲料和食品。可在5層餐廳購買軟飲料。
　　7、所有會議室都禁止使用行動電話。
　　十一、其他
　　匯率（2014年）：1美元＝1.05加元
　　電壓：110伏
　　電源插頭：加拿大使用美標電源插座和插頭，可根據需要自備轉換插頭。　　
　　稅：蒙特利爾商店和餐館標明的價格為稅前價格。消費時要額外繳5%的加拿大聯邦稅和9.975%的魁北克省稅。加拿大自2006年起取消了對外國人退稅的服務。　　
　　小費：餐館小費約為消費額的10-15%。
　　電話卡：酒店電話費用昂貴。可在唐人街購買電話卡，按電話卡提示撥打長途電話。
　　交通安全：乘車時乘客必須係安全帶；行人過街要在人行道等待綠燈放行。國際民航組織附近街道常有警察對不遵守交通規則的行為現場執法。